长沙学院致远楼和大礼堂审批秉承着节约的原则，按照《长沙学院学生活动中心大礼堂使用管理暂行办法》等要求，严格控制使用时间，具体规定如下：

第一章  时间规定

第一条 致远楼学术报告厅时间规定。

一般会议类。如各学生团体组织的各类会议、辩论赛、演讲赛，各学院组织召开的各类讲座、培训。一般不安排彩排，活动时间不得超过两个半小时（不含提前调试的30分钟）。

各单位组织的培训班或大型比赛。严格按照课表或赛程安排值班人员，开班或比赛前安排一次调试或彩排，彩排时间不得超过2个半小时。

重要会议类。如学校各单位组织的有主要校领导出席的全校性会议、讲座和培训。按照一事一议原则，根据使用单位的要求提前调试设备，正式活动值班人员需提前1小时到岗。如使用单位未提出调试意见的，需协调使用单位进行调试，一般协调使用单位在活动前1-2小时进行调试或提前半天提前调试。

第二条 学生活动中心大礼堂时间规定。

各学院组织的各类会议、培训、讲座。一般不安排彩排，活动时间不得超过三个小时（不含提前调试的1小时）。

各单位组织的培训班或大型比赛。严格按照课表或赛程安排值班人员，开班或比赛前安排一次调试或彩排，彩排时间不得超过2个半小时。

学校各单位组织的有主要校领导出席的全校性会议、讲座和培训。按照一事一议原则，按照使用单位的要求提前调试设备，正式活动值班人员需提前1小时到岗。如使用单位未提出调试意见的，需协调使用单位进行调试。

校外活动。提前与活动方约定使用和调试时间。

第二章  场地审批

第三条 申请人须提交由部门负责人签字且部门盖章的申请表方可审批。致远楼学术报告厅的审批原则上委托学生助理按照本规定和场地管理办法审批，期末考试和节假日期间不审批学生活动，活动特殊情况需要增加使用时间、彩排时间等的，须由校团委负责人进行审批。大礼堂的审批原则上需由团委主要负责人审批。

第四条 学生助理审批时，需严格审查活动内容形式，如涉及到宗教、外事、民族、商业性质或其他问题的活动，需由团委负责人审批。

第五条 活动审批通过的，由学生助理详细对接使用去求，详细交代注意事项，开具使用凭证和说明值班学生查询方式。如发现申请材料缺失的，要求申请人补交材料后再开具凭证。

第六条 校外单位借用大礼堂场地。还需签署《长沙学院大礼堂场地租赁协议》，签署后，由学生助理开具《长沙学院大礼堂校外单位借用押金缴纳说明》，签字盖章后，由借用人去学校计划财务处缴纳押金2万元。活动结束无误后退还。

第七条 校外活动除使用校内现有设备外，另外租赁灯光、音响、屏幕等设备的，需要附设备清单，注明设备型号、电量负荷、加装要求、线路图纸等。

第八条 校内活动除使用校内现有设备外，另外租赁灯光、音响、屏幕等设备的，需要设备租赁公司签署《长沙学院大礼堂租赁设备进场安全管理协议书》，并附设备清单，注明设备型号、电量负荷、加装要求、线路图纸等，协议签署后，由学生助理开具《长沙学院大礼堂外租进场设备押金缴纳说明》，签字盖章后，由设备公司去学校计划财务处缴纳押金1万元。活动结束无误后退还。

第三章  场地预约

第九条 各单位提前预约场地时，需在登记表中登记单位信息和活动内容，其他内容待审批通过后填写。

第四章  场地排班

第十条 致远楼学术报告厅一般活动需要提交审批过的申请表，方可排班；重要会议或活动需提交提交审批过申请表或提前一周上学校周工作安排表方可安排排班；大礼堂除学校召开的重要会议外，其他活动都需要提交线下审批表和活动方案等材料后方可安排排班。

第十一条 审批通过的活动需准确填写使用时间段、使用部门和活动详细名称，彩排和调试都需要详细填写；活动需要值班学生的，须在排班表技术人员栏注明，并及时联系排班干部安排人员。如有特别交代值班学生的，需在备注栏中简要说明。

第十二条 排班时间遵循按值班人员时间不按活动时间的原则，其中报告厅按照值班人员时间延后半小时排班（如活动14:30开始，需要学生13:30到，排班时间为14:00-结束），礼堂按照值班人员时间延后1小时排班（如活动14:30开始，需要学生13:30到，排班时间为14:00-结束）。

第十三条 单个活动需要跨时段使用的，排班时间需要按照上午、下午和晚上段分开排班，各段时间需要衔接（即上一班表中填的14:00-18:00，礼堂下一班从19:00开始排，致远楼下一班从18:00开始排，因为该值班人会提前半小时或1小时）排班时注意留足时间给值班人员用餐。

第十一条 排班干部收到排班信息后，没有特殊说明的按照每个时间段安排1人的原则，如该段时间无全程有空的学生时，可安排两人接替值班，并在备注栏填写简要说明。排班信息及时发到值班群。

第十四条 申请单位只需开门布置，不需要使用多媒体设备的，不需要安排人员值班，申请单位自行联系门卫开门（致远楼前栋1楼门卫室和学生活动中心101室）。

第十五条 工作日期间，无学生可以排班时，由学生助理负责值班。

第十六条 各单位如有提前考察场地需求的，工作日期间，不安排学生值班，学生助理需协助好相关单位查看场地。

第十七条 校外活动和校内活动中自备有技术人员的，不需要安排值班学生值守的，开始使用时安排人员对接和借出设备，结束时回收和检查设备，其他时间只安排人员开关设备。其中工作日期间，由学生助理跟申请单位具体对接，按申请审批的时间开关设备。非工作日期间期间，学生助理无空闲时间的，可安排值班学生按照审批时间开关设备，并在登记表备注栏中注明“开、关设备时间和其他需要注意的事项”，期间有问题及时联系其处理。