团员档案主要包括《入团志愿书》、入团申请书、入团积极分子培养考察（团校学习结业）材料、团员证、团员登记表、团内奖惩材料等。

一、团员档案材料补办条件

团员档案遗失或不完整的，二级（学院）团组织应对团员身份进行核查。无团员档案的，可以由原隶属团委（入团时所在单位团委）出具证明。

（一）可以补办的材料

团员身份核查无误，可以补办团员证、《中国共产主义青年团团员登记表》，作为团员基本档案和团员身份证明。

（二）不可以补办的材料

不可补办入团申请书、《入团积极分子培养考察表》《入团志愿书》。二级（学院）团组织应对补办档案严格把关。

（三）可办理补办材料的团组织及相关职能

1.长沙学院校团委：

（1）学生团员：若是在本校入团且正在就读的学生团员，可以向校团委提出补办申请；若是在非本校入团且正在就读的学生团员，可在本单位补办团员证，《中国共产主义青年团团员登记表》原则上应向原入团学校的团组织提出补办申请。

（2）已工作团员：若是在本校入团但已参加工作的团员，可以向校团委提出补办申请。

（3）教职工团员：若是在外地入团但正在本校工作的团员，，可在本单位补办团员证，《中国共产主义青年团团员登记表》原则上应向原籍入团组织提出补办申请。

2.长沙学院（学院）二级团组织：

二级学院团组织需要对申请人的团员身份进行严格审查，并填写相关的补办汇总表和申请表，同时将所需的证明材料报送至校团委。

（四）相应补办材料模板

入团材料补办的证明、补办团员证申请、团员证明、补办团员证证明、《中国共产主义青年团团员登记表》，模板见附件。

二、《中国共产主义青年团团员登记表》补办

（一）准备材料

1.《团员档案补办承诺书》（模板见附件）信息填写完整，承诺人本人签字；

2.《中国共产主义青年团团员登记表》（模板见附件）一式两份（正反打印）信息填写完整，必须由本人手写，入团时所在单位团组织审核意见盖好团组织公章；

3. 共青团员个人智慧团建团员信息页截图或团支部提供个人信息页截图（现场登录或截图），需保证信息页面信息完整齐全；

4.入团所在基层团组织证明其团员身份的证明材料：即向入团所在基层团组织申请开具证明其团员身份的证明材料，模板见附件《团员证明》。学校证明团员身份请到二级（学院）团组织。

5.两张个人近期二寸免冠照片。

（二）补办流程

1.携带补办材料到入团所在地（例如初中团委、高中团委等）进行补办。请提前联系当地团组织确认所需材料，入团团组织不允许拒绝补办；在本校入团的团员，携带补办材料到二级（学院）团组织补办，加盖团组织公章，开具《入团材料补办证明》（模板见附件）。

2.到团县委审核材料并盖章。本校入团的到校团委（地址：学生活动中心412办公室）审核材料并盖章。

3.到现团组织关系所在团委盖章，并按要求保管好团员登记表，本校学生或教职工到校团委盖章（地址：学生活动中心412办公室）。  

4.若入团团组织已经注销，则到入团团组织上一级团委进行补办，或到现在学习/工作所在单位团委进行补办。

三、团员证补办

团员因故遗失团员证，在确认无法找回时，应及时向所在团支部汇报，并递交关于团员证遗失情况和申请补发团员证的书面报告，模板见附件《补办团员证申请》。基层团组织（二级学院团组织）在了解遗失原因并对团员进行必要的教育后，可以为其办理团员证补发手续，但要在新团员证的备注栏内加以说明。

（一）准备材料

1.《团员档案补办承诺书》（模板见附件）信息填写完整，承诺人本人签字；

2.团员个人登录“智慧团建”系统团员信息页，需保证信息页面信息完整齐全（现场登录或截图）。

3.《中国共产主义青年团团员登记表》《入团志愿书》等团籍档案。

4.关于团员证遗失情况和申请补发团员证的书面报告，模板见附件《补办团员证申请》（模板见附件）。

5.一张个人近期一寸免冠照片。

注意：2、3项准备一项即可。

（二）补办流程

1.携带补办材料到目前学习/工作所在单位团委进行补办。本校学生携带补办材料到二级（学院）团组织开具《补办团员证证明》（模板见附件）。

2.到团县委补办加盖印章。本校学生或教职工到校团委加盖印章（地址：学生活动中心412办公室）。  

四、“智慧团建”系统补录电子团籍

（一）准备材料

1.《入团积极分子培养考察登记表》《入团志愿书》等团籍档案。

2.入团所在基层团组织证明其团员身份的证明材料：即向入团所在基层团组织申请开具证明其团员身份的证明材料，模板见附件《团员证明》。学校证明团员身份请到二级（学院）团组织。

注意：1、2项准备一项即可。

（二）补录流程

携带补办材料到目前学习/工作所在单位团委进行补录（二级学院团组织）。

（三）低龄团员“智慧团建”系统补录方式

1.1994年9月1日至2018年12月31日期间未满13周岁发展入团的团员。

现实表现符合团员要求，能正常参加团的组织生活、履行团员义务的，不再履行团员身份认定程序，对其团员身份及历史上的入团手续予以承认，入团时间按年满13周岁当月算起。此类人员中，对于已经录入“智慧团建”系统的，可根据需要由团支部管理员或者团员本人在团员基本信息页面修改入团时间；对于尚未录入“智慧团建”系统的，应由现所在团组织团支部管理员将其入团信息规范补录到“智慧团建”系统中，进入“团员管理－录入团员团干部”页面，入团时间按年满13周岁当月填写。

2.2019年1月1日至2022年6月30日期间未满14周岁发展入团的团员。

现实表现符合团员要求，能正常参加团的组织生活、履行团员义务的，必须履行团员身份认定程序，经审批同意，团员身份予以承认，入团时间按年满14周岁当月起算。此类人员中，对于已经录入“智慧团建”系统的，可根据需要由团支部管理员或者团员本人在团员基本信息页面修改入团时间；对于尚未录入“智慧团建”系统的，经过所在团支部评议通过、二级（学院）团组织审核后，将《共青团员身份审核认定表》《不符合团章规定年龄入团人员补录情况统计表》上报至校团委。

3.1994年9月1日至2016年12月31日、认定后入团时间在2017年及以后且没有团员编号的团员。

经过所在团支部评议通过、二级（学院）团组织审核后，将《共青团员身份审核认定表》《不符合团章规定年龄入团人员补录情况统计表》上报至校团委。